Bij het organiseren van een evenement is conceptontwikkeling een cruciale stap om de beleving van de deelnemers te verrijken en een blijvende indruk achter te laten. Een goed gekozen thema kan dienen als de rode draad die alle aspecten van het evenement met elkaar verbindt, van decoratie tot promotie. In deze blog zal ik bespreken hoe een thema kan worden ontwikkeld en geïmplementeerd om het evenement te versterken.
Conceptontwikkeling is het proces van het bedenken en vormgeven van het overkoepelende idee dat de basis vormt voor een evenement. Het gaat verder dan alleen een thema kiezen; het omvat het definiëren van de missie, visie en doelstellingen van het evenement en het vertalen van deze elementen naar een samenhangend concept dat de kern vormt van alle aspecten van het evenement.
In de vorige blog definieerden we het doel van het evenement en de doelgroep. Hierdoor hebben we een duidelijk beeld van de deelnemers en wat zij willen bereiken door deelname aan het evenement. Dit zorgt voor een duidelijke start bij het ontwikkelen van een concept want je weet de behoeften en verwachtingen van je doelgroep.
STAP 1: BRAINSTORMEN
Nu is het tijd voor het leukste gedeelte van conceptontwikkeling: brainstormen en ideeën verkennen. Laat je creativiteit de vrije loop tijdens het brainstormen over mogelijke concepten voor je evenement. Denk buiten de kaders en wees niet bang om gedurfde en innovatieve ideeën te verkennen. Het kan nuttig zijn om inspiratie op te doen uit verschillende bronnen, zoals kunst, cultuur, technologie en maatschappelijke trends. Kies ervoor om eerst een ronde te brainstormen over het thema en vervolgens nog een ronde over alle aspecten van het evenement zoals catering, locatie en aankleding.
Brainstormen kan natuurlijk op vele manieren. Hieronder een paar mogelijkheden om het eens anders te doen dan de gewoonlijke mindmap:
Brain writing: Het principe is simpel: iedere persoon schrijft binnen vijf minuten drie ideeën rondom het onderwerp op een groot vel papier. Na de eerste ronde schuif je je vel papier door naar de volgende persoon. In de tweede ronde schrijf je drie nieuwe ideeën onder de ideeën van jouw voorganger. Je laat je inspireren door wat hij/zij heeft genoteerd. En dat doe je tot iedereen zijn eigen vel weer voor zijn/haar neus heeft. Vervolgens kies je de meest inspirerende ideeën van je vel en deel je deze met de groep;
The sky is the limit: Wat nou als je alle tijd, geld energie en mogelijkheden had voor het evenement? Wat zou je dan doen? Maak een lijst met wensen voor jouw evenement. Van locatie tot catering en van entertainment tot techniek, waar zou jij voor gaan? Zet een timer van tien minuten en schrijf alles op wat er in jullie opkomt. Kijk vervolgens met het team naar de meest interessante wensen en maak een top vijf. Vervolgens ga je kijken hoe je deze (mogelijk) onrealistische wensen om kan zetten naar mogelijkheden;
Crazy 8: Verdeel een A4 in acht vlakken. Verdeel de onderdelen van het evenement onder een paar groepjes en ga brainstormen. Iedere ronde duurt één minuut en tijdens deze ronde vul je een iedere keer een vlak met een idee. De eerste ideeën zullen makkelijk zijn, maar op een gegeven moment zal je dieper moeten graven om tot een idee te komen. Nadat de acht minuten geweest zijn, krijgt iedereen drie stickers. Deze plak je bij de ideeën die jij het beste vind. Wanneer iedereen dat gedaan heeft, deel je met de groep welke ideeën de hoogste score hebben.
Negative Nancy: Tijdens deze manier van brainstormen ga je nadenken over manieren waarop je de doelstelling juist niet gaat halen. De punten die hieruit voortkomen, draai je vervolgens om naar een positieve oplossing. Deze manier van brainstormen zou ik als aanvulling op de andere manieren van brainstormen aandragen. Gebruik deze in ieder geval niet als enige manier om te brainstormen.
STAP 2: DEFINIEER JE THEMA
Eens je verschillende ideeën hebt verzameld, is het tijd om eerst je thema te definiëren. Kies het overkoepelende thema dat het beste aansluit bij je doelgroep en doelstellingen en vertaal dit naar een duidelijk en beknopt conceptstatement. Dit statement moet de kern van je evenement weerspiegelen en dienen als leidraad voor alle verdere planning en uitvoering.
STAP 3: IMPLEMENTEER JE CONCEPT IN SOMMIGE ASPECTEN VAN HET EVENEMENT
Nu het thema is vastgelegd, is het tijd om nogmaals naar de brainstorm te kijken. Welke ideeën passen goed bij het overkoepelende thema? Naar mijn mening is het niet zo dat het thema altijd in alles van het evenement doorgevoerd moet worden. Catering, decoratie, entertainment & sprekers zijn makkelijke onderdelen waarin het toegepast kan worden, maar denk er goed over na. Ga of all the way en verbluf je bezoekers met een onvergetelijke ervaring óf doseer het en zorg ervoor dat enkele onderdelen alle verwachtingen overtreffen. Ga je all the way met de meest voor de hand liggende ideeën, dan kan het ook afgezaagd overkomen en het tegenovergestelde bereiken.
CASE: CUPRA IMPULSE EVENT
In november 2023 mocht ik samen met Ronald Bekius (Gut Feeling Analytics) en Bart Veen (BART.Agency) het CUPRA Impulse Event organiseren. Doel van het evenement: dealers kennis laten maken met het merk en ze onderdeel maken van de tribe. De missie, visie en doelgroep waren al bekend en het was aan ons om het te vertalen naar een concept. Bij dit evenement gingen we all the way en dat pakte fantastisch uit.